Відділ цифровізації, комунікації з громадськістю та загальних питань апарату Жмеринської районної державної адміністрації

ПОЛОЖЕННЯ

І. Загальні положення

1.1. Відділ цифровізації, комунікації з громадськістю та загальних питань апарату Жмеринської  районної державної адміністрації  (далі – відділ) утворюється розпорядженням голови районної державної адміністрації та є самостійним структурним підрозділом апарату Жмеринської районної державної адміністрації.

1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, Указами Президента України, постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, наказами керівника апарату районної державної адміністрації, розпорядженнями голів обласної та районної державних адміністрацій, Інструкціями з діловодства та про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, а також цим Положенням.

1.3. Відділ підзвітний та підконтрольний керівнику апарату районної державної адміністрації.

1.4.     Діяльність   відділу здійснюється на основі поточних планів роботи, погоджених керівником апарату  районної державної адміністрації. 

1.5. Положення про відділ затверджуються розпорядженням  голови районної держадміністрації.

1.6. Відділ цифровізації, комунікації з громадськістю та загальних питань апарату Жмеринської  районної державної адміністрації  має свою печатку з написом «Відділ цифровізації, комунікації з громадськістю та загальних питань»

ІІ. Основні завдання, функції та права відділу цифровізації, комунікації з громадськістю та загальних питань Жмеринської районної державної адміністрації

1. Основними  завданнями відділу цифровізації, комунікації з громадськістю та загальних питань Жмеринської районної державної адміністрації є:

 1.1. У сфері комунікації, інформаційного та цифрового забезпечення діяльності районної державної адміністрації:

– Інформаційне забезпечення райдержадміністрації на основі використання наявних і створення нових інформаційних ресурсів та впорядкування доступу до них;

– Забезпечення впровадження в апараті райдержадміністрації інформаційних і телекомунікаційних технологій, систем і мереж, програмно- апаратних комплексів, системи баз даних, з метою інформатизації діяльності всіх структурних підрозділів апарату райдержадміністрації;

– Сприяння розвитку та впровадженню інструментів електронного урядування та електронної демократії, популяризації процесу діджиталізації та цифровізації на території району;

–   Забезпечення ведення єдиної системи діловодства в апараті районної державної адміністрації за допомогою автоматизованої системи електронного документообігу;

– проведення консультацій з громадськістю з питань формування та реалізації державної політики;

–  сприяння реалізації конституційного права громадян на свободу слова та безперешкодній діяльності районних засобів масової інформації;

–  участь у формуванні та реалізації державної політики у сфері інформації і видавничої справи з метою повнішого задоволення потреби населення району в інформаційній та видавничій продукції;

– здійснення заходів щодо розвитку інформаційного простору та інформаційної інфраструктури на території району.

 1.2. У сфері організаційного забезпечення діяльності районної державної адміністрації:

– забезпечення взаємодії з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування району, територіальними органами міністерств і відомств України в районі, підприємствами, установами та організаціями району з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для належного виконання покладених на нього завдань та здійснення запланованих заходів;

– формування перспективних (річних) та поточних (квартальних, місячних) планів роботи районної державної адміністрації, узагальнення пропозицій з цих питань;

– організаційне забезпечення заходів та нарад, що проводяться за участю голови районної державної адміністрації;

– підготовка проектів розпоряджень та доручень голови районної державної адміністрації з питань, що належать до компетенції відділу, зокрема з питань регламенту районної державної адміністрації, затвердження планів   роботи колегії райдержадміністрації;

         1.3. У сфері  діловодства  в районній державній адміністрації:

контроль дотримання стандартів діловодства в апараті та структурних підрозділах районної державної адміністрації;

забезпечення ведення реєстрації, обліку, зберігання та використання документів з грифом обмеження доступу «Для службового користування», відповідно вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736

забезпечення ведення єдиної системи діловодства в апараті районної державної адміністрації за допомогою автоматизованої системи електронного документообігу;

забезпечення контролю за формуванням, оформленням і зберіганням справ, що підлягають здачі до архівного відділу райдержадміністрації,

       1. 4. У сфері контролю  в районній державній адміністрації:

здійснення контролю за виконанням структурними підрозділами районної державної адміністрації, іншими виконавцями конкретних завдань, визначених законами України, актами і дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, актами центральних органів виконавчої влади, запитами та зверненнями народних депутатів України, розпорядженнями і дорученнями голови обласної та районної державних адміністрацій, контроль за термінами проходження і виконання документів;

– моніторинг, підготовка довідок, звітів, аналітично-статистичних інформацій про стан роботи з документами в райдержадміністрації;

2.Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

2.1. У сфері комунікації,  інформаційного та цифрового  забезпечення

–  підготовка пропозицій і здійснення модернізації існуючого програмного забезпечення та парку комп’ютерної техніки апарату райдержадміністрації;

– забезпечення технічного контролю за станом роботи комп’ютерної техніки, мереж, програмного забезпечення в апараті райдержадміністрації та їх технічне обслуговування;

– надання методичної допомоги структурним підрозділам апарату райдержадміністрації, структурним підрозділам райдержадміністрації  з питань, що належать до компетенції відділу;

– забезпечення інформаційного супроводу публічних заходів за участю керівництва райдержадміністрації (участь у нарадах, робочих зустрічах, засіданнях колегій тощо);

– аналіз  проблемних питань розвитку інформаційного простору району, підготовка  та надання керівництву райдержадміністрації пропозицій щодо їх вирішення;

–  вжиття заходів щодо забезпечення інформаційної безпеки в апараті райдержадміністрації;

– здійснення моніторингу стану цифровізації та інформатизації в  райдержадміністрації:

– У межах наданих технічних можливостей організація впровадження в роботі райдержадміністрації комп’ютерних технологій: встановлення комп’ютерного обладнання, автоматизованої системи електронного документообігу, адміністрування локальної комп’ютерної мережі, підключення до корпоративної мережі по виділеному захищеному каналу тощо, та забезпечення здійснення відповідного моніторингу щодо впровадження електронного цифрового підпису, надсилання  електронних документів.

– здійснює організаційно-правове та матеріально-технічне забезпечення діяльності Громадської ради при районній державній адміністрації;

– забезпечує підготовку за участю інших структурних підрозділів районної державної адміністрації річного орієнтовного плану проведення консультацій з громадськістю;

– забезпечує підготовку, методичну підтримку і проведення разом з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації консультацій з громадськістю, зокрема публічних громадських обговорень з актуальних питань суспільного життя, щодо шляхів розв’язання проблем і визначення перспектив розвитку району, а також стосовно інших питань, готує пропозиції щодо підтримки суспільно значущих громадських ініціатив у районі;

 – узагальнює висновки, пропозиції та зауваження, що надійшли під час проведення консультацій з громадськістю, сприяє врахуванню громадської думки під час прийняття рішень структурними підрозділами районної державної адміністрації;

 – бере участь у підтримці в установленому порядку пропозицій щодо нагородження державними та відомчими нагородами представників громадських об’єднань, громадських та політичних діячів і присвоєння їм почесних звань;  

– забезпечує інформаційне наповнення офіційного веб-сайту районної державної адміністрації та оприлюднення в Інтернеті інформації про суспільно-політичний, соціально-економічний, культурний, науково-технічний розвиток району.

– запрошує представників засобів масової інформації на заходи, що відбуваються за участі керівництва райдержадміністрації (наради, колегії, заходи з нагоди відзначення державних свят та пам’ятних дат)

– контролює використання доступу до мережі Інтернет в службових цілях  працівниками апарату райдержадміністрації, яким надано дозвіл на її використання.

–  відповідає за розміщення на офіційному веб – сайті райдержадміністрації розпоряджень, наказів та інших розпорядчих документів, що підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних, згідно норм чинного Законодавства.  

2.2. У сфері організаційного забезпечення діяльності районної державної адміністрації:

– за дорученням голови районної державної адміністрації організовує комплексні та тематичні перевірки стану виконання структурними підрозділами районної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування району (в частині делегованих їм повноважень органів виконавчої влади) положень законів України, актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови Вінницької обласної державної адміністрації та голови районної державної адміністрації з питань, що належать до його компетенції;

– опрацьовує та подає голові районної державної адміністрації проекти перспективного (річного) і поточних (квартальних, місячних) планів роботи районної державної адміністрації з урахуванням пропозицій структурних підрозділів районної державної адміністрації, погоджених   заступником голови районної державної адміністрації,  керівником апарату районної державної адміністрації відповідно до розподілу функціональних повноважень;

– бере участь у підготовці та проведенні засідань колегії районної державної адміністрації;

– готує звіти про виконання річного, квартального та місячного планів роботи районної державної адміністрації;

–  готує проекти розпоряджень голови районної державної адміністрації про регламент районної державної адміністрації, затвердження Положення про колегію районної державної адміністрації, її персональний склад;

– відповідає за розробку графіків чергування працівників райдержадміністрації у вихідні і святкові дні, доводить їх до відома відповідальних чергових

2.4. У сфері  діловодства  в районній державній адміністрації:

  •  Здійснює реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, що надходить до райдержадміністрації;
  •  Забезпечує зберігання  документів та їх передачу  до відповідних архівних установ;
  • Здійснює реєстрацію розпоряджень, наказів, доручень,затверджених і погоджених керівництвом райдержадміністрації  документів;
  • здійснює розмноження службових документів, забезпечує своєчасне доведення їх до відповідних відділів, управлінь райдержадміністрації, об’єднаних територіальних громад, підприємств, установ, організацій, службових осіб та громадян, у разі необхідності видає копії, витяги й довідки з

прийнятих розпоряджень, інших документів;

  •  здійснює облік документів з грифом «Для службового користування» відповідно до вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736;
  • здійснює перевірки стану та організації роботи з документами, в структурних підрозділах райдержадміністрації;
  • розробляє та погоджує експертною комісією інструкцію з діловодства;
  • складає зведену номенклатуру справ райдержадміністрації, забезпечує контроль за формуванням, оформленням і зберіганням справ, що підлягають здачі до архівного відділу райдержадміністрації, бере участь у проведенні  експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі до Державного архіву;
  • відповідає за виготовлення бланків листів, розпорядчих документів райдержадміністрації, печатки відділу, для завірення копій розпорядчих документів і штампу для реєстрації вхідних документів райдержадміністрації, за їх зберігання, облік і списання;
  • щомісячно узагальнює документообіг в апараті райдержадміністрації;
  • щомісячно готовить статистичні довідки про кількість та характер  розпоряджень, наказів, доручень, прийнятих керівництвом райдержадміністрації;
  • готує проекти розпоряджень і доручень голови районної державної

адміністрації з питань, що належать до компетенції відділу;

 2.5. У сфері контролю  в районній державній адміністрації:

–  готує аналітичні  та   інформаційні матеріали  для   голови     районної державної    адміністрації,   його   заступників  та    керівника   апарату   про   хід виконання розпоряджень    і доручень  голів  обласної  та  районної    державних адміністрацій.

– вносить пропозиції про зняття з  контролю  чи  продовження  термінів виконання  зазначених  документів,  притягнення  в  установленому  порядку до відповідальності  посадових  осіб  за  їх  невиконання  чи  неналежне  виконання.

–  розробляє     та     подає   в   установленому   порядку    пропозиції     з  питань   удосконалення   організації   здійснення    контролю.

  •  готує і завчасно та систематично надає структурним підрозділам районної державної адміністрації та органам місцевого самоврядування щотижневі письмові нагадування-попередження про закінчення строків виконання документів і змісту їх завдань;
  • контролює встановлений порядок користуванням документами в райдержадміністрації, за строками виконання документів за необхідності готує довідки, звіти, аналітично-статистичні інформації про стан роботи з документами в райдержадміністрації;
  • забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів районної державної адміністрації  та органів місцевого самоврядування в частині делегованих їм повноважень органів виконавчої влади про стан виконання документів та роботи з реагування на депутатські запити і депутатські звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

– виконує інші функції за дорученням керівника апарату районної державної адміністрації.

  1. Відділ цифровізації, комунікації з громадськістю та загальних питань апарату Жмеринської  районної державної адміністрації  має право:

– вносити на розгляд голови районної державної адміністрації та керівника апарату районної державної адміністрації проекти розпоряджень, наказів, доручень, доповідні та службові записки, пропозиції з питань, що належать до компетенції відділу;

– одержувати в установленому законодавством порядку від інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань;

– повертати виконавцям документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення вимог щодо їх оформлення, встановлених Інструкцією з діловодства;

– брати участь у засіданнях колегії районної державної адміністрації, нарадах та загальнодержавних заходах;

– вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи районної державної адміністрації у сфері діловодства і контролю;

– користуватись в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв’язку і комунікацій, мережами спеціального зв’язку та іншими технічними засобами;

– скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до компетенції відділу;

– вносити пропозиції щодо заохочення або притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб районної державної адміністрації;

– відділ цифровізації, комунікації з громадськістю та загальних питань апарату Жмеринської  районної державної адміністрації  у процесі виконання покладених на нього завдань і функцій взаємодіє із структурними підрозділами районної державної адміністрації та її апарату, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами та організаціями.

ІІІ. Організація роботи відділу

1. Відділ цифровізації, комунікації з громадськістю та загальних питань апарату Жмеринської  районної державної адміністрації  очолює начальник відділу цифровізації, комунікації з громадськістю та загальних питань апарату Жмеринської  районної державної адміністрації  (далі – начальник відділу)

2. Начальник та працівники відділу цифровізації, комунікації з громадськістю та загальних питань апарату Жмеринської  районної державної адміністрації  призначаються на посади та звільняються з посад керівником апарату Жмеринської райдержадміністрації відповідно до норм чинного законодавства про державну службу.

– Призначення на посаду начальника відділу здійснюється за результатами конкурсного відбору або за іншою процедурою, передбаченою законодавством України про державну службу.

– При призначенні особи на посаду державної служби вперше -встановлення випробування є обов’язковим. Просування по службі здійснюється з урахуванням професійної компетентності шляхом зайняття вищої посади за результатами конкурсу відповідно до Закону України «Про державну службу».

3. Просування по службі не здійснюється протягом строку застосування дисциплінарного стягнення.

4. Під час відсутності начальника відділу його обов’язки виконує головний спеціаліст із загальних питань цього ж відділу

ІV.  Начальник  відділу цифровізації, комунікації з громадськістю та загальних питань апарату Жмеринської  районної державної адміністрації:

        – здійснює загальне керівництво відділом, організовує планування роботи відділу, забезпечує виконання покладених на нього завдань і функцій, сприяє створенню належних умов праці у відділі;

подає на затвердження голові районної державної адміністрації положення про відділ;

 планує роботу відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи районної державної адміністрації;

         – визначає розподіл обов’язків між працівниками відділу, координує їх діяльність;

         – розробляє та подає на затвердження керівнику апарату районної державної адміністрації посадові інструкції працівників відділу;

         – вживає заходів щодо удосконалення організації та підвищення ефективності роботи відділу;

         звітує перед керівником апарату та головою районної державної адміністрації про виконання покладених на відділ завдань та затверджених планів роботи;

 – вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії районної державної адміністрації питань, що належать до компетенції відділу, та розробляє проекти відповідних рішень;

бере участь у засіданнях колегії районної державної адміністрації, нарадах за участю голови районної державної адміністрації, може брати участь у засіданнях органів місцевого самоврядування району;

        – проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень відділу;

забезпечує дотримання працівниками відділу правил внутрішнього службового розпорядку та виконавської дисципліни;  

вносить в установленому порядку подання про присвоєння рангів державного службовця, заохочення працівників відділу та накладення дисциплінарних стягнень;

здійснює інші повноваження, визначені законодавством.


Структура відділу цифровізації, комунікації з громадськістю та з загальних питань:

№ п/пПосадаПрізвище, ім’я, по батькові
1Начальник відділувакансія
2Головний спеціалістМаковей Альона Сергіївна
3Головний спеціалістКоломієць Ігор Ярославович
4Провідний інспекторКравчук Людмила Олександрівна
5Провідний інспектор вакансія